Zwei im öffentlichen Sektor tätige IT-Systemhäuser haben sich im Jahr 2018 aus einer Position der Stärke heraus entschlossen zu fusionieren. Beide Unternehmen betreiben Rechenzentren, betreuen Anwendungen auf über 40.000 Clients und bieten Service & Support. Zu den Kernkompetenzen zählt u.a. die Integration und das Management hochkomplexer, kundenindividueller IT-Lösungen. Der Zusammenschluss wurde zunächst in einer Übergangsorganisation strukturiert, welche in einer zweiten Projektphase transformiert wird.

Das digitale Zeitalter stellt hohe Anforderungen an IT-Dienstleister im kommunalen Sektor, beispielweise im Kontext Smart-City, Smart County oder Smart Energy. Die Transformation der Kundenbedürfnisse, auch getrieben durch digitale Innovationen, erfordert Know-how und Investitionen in Forschung und Entwicklung.

Ziel des Zusammenschlusses ist es, Synergiepotenziale im Leistungsportfolio zu heben und zum führenden kommunalen IT-Dienstleister in einem großen deutschen Bundesland aufzusteigen. Ein Fokus soll dabei auf Innovationen und dem Ausbau des smarten Leistungsportfolios in den Themenbereichen Verwaltung, Ver- und Entsorgung, Mobilität und Schule liegen. Zudem sollen interne Strukturen hin zu stringenten,  kundenorientierten End-to-End-Prozessen transformiert werden, um Effizienzen zu heben und Kunden durch exzellente Services zu begeistern.

Die Berater der Next Digital Group wurden um Begleitung des Vorhabens gebeten, da sie aufgrund ihrer Expertise in den Themenbereichen Fusion im IT-Sektor, Digitalisierung – insbesondere im Kontext rund um die Smarte Kommune – sowie Organisationsentwicklung und -transformation über eine herausragende Expertise verfügen.

Die Strukturierung erfolgte in zwei Abschnitten: Das Fusionsprogramm und das Strategie- und Organisationsprogramm, welche beide federführend durch die Next Digital Group gestaltet und gesteuert wurden.

Die rechtliche Fusion der beiden Partner erfolgte planmäßig zum 01.01.2020. Während des Prozesses war die Leistungsfähigkeit beider Unternehmen jederzeit sichergestellt und Kontinuität zum Kunden hin gegeben. Im Rahmen des Zusammenschlusses wurden zudem agile Organisationseinheiten implementiert.

Unsere Kundin ist ein Energieversorgungsunternehmen, welches die vollständige energiewirtschaftliche Wertschöpfung von Erzeugung und Verteilung über Metering bis hin zum Vertrieb abbildet. Das Unternehmen beliefert Privatkunden und Unternehmen mit Strom sowie Erdgas, Wasser und Wärme. Zudem investiert der Konzern stark in den Ausbau erneuerbarer Energien sowie eine dezentrale und effiziente Energieversorgung.

Es wurde sich das Ziel gesetzt, eine Digitalisierungsstrategie für die gesamte Organisation zu entwickeln und diese umzusetzen.

Dazu wurde ein anderer Berater engagiert, welcher die Digitalisierungsstrategie als eine Sammlung kleinteiliger operativer Maßnahmen verstanden und erarbeitet hat, ohne dass ein übergreifendes Verständnis und integriertes Vorgehensmodell vorlag.

Zielsetzung des Projekts mit der Next Digital Group war daher die Schaffung für das Bewusstsein der Wichtigkeit der Digitalisierung innerhalb der Organisation („sog. Compelling Story“), angefangen bei den Führungskräften, die als Vorbilder vorangehen sollten. Zudem sollte eine Zentrierung auf die Kunden, deren Bedarfe und Verhalten sowie eine Technologieintegration hergestellt werden.

Als zukunftsorientierte Strategieberatung mit Fokus auf Digitalisierung, Energiewirtschaft und IT wurde die Next Digital Group beauftragt, ein Vorgehensmodell zur Digitalisierung des Konzerns zu entwickeln. Nachdem strukturierte Interviews mit Fach- und Führungskräften durchgeführt wurden, haben die Berater anschließend im Projekt den prozessualen Rahmen erarbeitet, gestaltet und gesteuert. Neben Kreativworkshops setzte man hier besonders auf agile Sprints zu verschiedenen Themen, die punktuell inhaltlich unterstützt wurden, um auch externes Marktwissen in den Erarbeitungsprozess zu integrieren. Der anschließende Umsetzungsprozess wurde von der Next Digital Group als Sparringspartner operativ begleitet.

Sowohl Führungskräfte als auch Mitarbeiter konnten thematisch abgeholt und aktiv in den Wandel eingebunden werden. Es konnten konkrete Leitlinien, Roadmaps, Rahmenbedingungen und erste Maßnahmen erarbeitet werden, die im Nachgang durch die beteiligten Mitarbeiter weiter betreut wurden.

OKR (Objectives and Key Results) ist eine agile Führungsmethode, die Unternehmen hilft ihre Ziele effizient und zielgerichtet umzusetzen. Jedes definierte Ziel (Objective) wird dabei mit 2-5 Kernergebnissen (Key Results) messbar gemacht. Der Erfolg der Methode kommt insbesondere daher, dass die Unternehmensziele über alle Ebenen des Unternehmens kaskadiert werden. Dadurch definiert jede Ebene bis zum einzelnen Mitarbeiter individuell mit welchen Zielen und Kernergebnissen ein Beitrag zum übergeordneten Unternehmensziel geleistet werden kann.​

Die heutige VUCA-Welt erschwert es Unternehmen neben den schnellen Veränderungen des Tagesgeschäfts auch die strategischen Ziele konsequent zu verfolgen, um das Unternehmen weiterzuentwickeln. Hinzu kommen veränderte Mitarbeiterbedürfnisse: Mitarbeiter wollen intrinsisch motiviert werden und einen sichtbaren Wert für das Unternehmen mit ihrer Arbeit leisten. ​

OKR ermöglicht es die Unternehmensziele so auf die Mitarbeiter herunter zu kaskadieren, dass jeder Mitarbeiter einen individuellen Beitrag zum Erreichen der Unternehmensziele leistet. Durch Transparenz und Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern wird Kommunikation, Teamgeist und das Setzen des richtigen Fokus gefördert. Kurze Umsetzungs- und Feedbackzyklen ermöglichen zudem eine agile Anpassung der Ziele an veränderte Rahmenbedingungen.​

Durch die Expertise und Erfahrung in der Schaffung agiler Organisationen, hat die Next Digital Group in verschiedenen Projekten identifiziert, dass die konsequente Umsetzung strategischer Ziele oft vernachlässigt wird. Durch Anpassung der OKR-Methodik auf die Besonderheiten der verschiedenen Kundenbedürfnisse, integriert die Next Digital Group die Führungsmethodik in die Unternehmenssteuerung der Kunden und fördert durch Schulungen das Verständnis bei allen Mitarbeitern. Automatisierte BI-Dashboards unterstützen zudem die Transparenz der OKR.

Der agile Ansatz der OKR zeigt nicht nur bei der Next Digital intern Erfolge, sondern auch bei unseren Kunden werden Ziele messbar und zielgerichtet umgesetzt. Aktuell wird die OKR-Methodik bei vier Kunden parallel und jeweils individuell eingesetzt. Die Einführung zeigt, dass Führungskräften und Mitarbeitern oft nicht klar ist wo der eigene Wertbeitragt liegt. Die Auseinandersetzung mit dem eigenen Wertbeitrag hilft dabei fokussiert und zielgerichtet zu arbeiten. Zudem wird durch das gemeinsame transparente Arbeiten auf das übergeordnete Unternehmensziel, Silodenken reduziert sowie Synergien genutzt. ​

Nach einigen Monaten erfolgreicher Umsetzung zeigt sich ein hoher Grad an Zielerreichung sowie agile und wertstiftende Anpassungen der Ziele unterjährig.