Unsere Kundin, hervorgegangen aus drei ehemaligen IT-Zweckverbänden sowie eines Softwareentwicklers, beschafft, entwickelt und betreibt Software und Anwendungen für fast alle Landkreise, Kommunen und Ämter in einem großen deutschen Bundesland. Das Unternehmen unterstützt dabei als IT- und Technologiedienstleister die Ausübung des gesetzlichen Auftrags ihrer Kunden und begleitet diese in die zunehmend digitalisierte Zukunft.

Die Anforderungen an die öffentliche Informationstechnologie wandeln sich im Kontext von Digitalisierung, Fachkräftemangel und Wirtschaft rasant. Die Sicherung der digitalen Souveränität der Bürger bedingt innovative, sichere und skalierbare Lösungen. In 2014 begegneten die Gesellschafter der kommunalen IT-Dienstleister des Bundeslandes diesen Fragenstellungen mit der Einleitung der Fusion von vier Gesellschaften.

Es wurde die Zielsetzung entwickelt, einen gemeinsamen, modernen und am Kunden ausgerichteten IT-Konzern zu schaffen, welcher Kommunen digitalisieren sowie innovative Lösungen entwickeln und skalieren kann. Die Basis bildete ein Transformationsmodell auf Basis einer Commercial Due Diligence.

Die Next Digital Group wurde beauftragt, die Commercial Due Diligence der IT-Dienstleister zu übernehmen und mögliche Fusionsszenarien zu generieren. Über ein Transformationsmodell wurde die zukünftige Struktur erarbeitet und diese über Programme und Projekte realisiert. Zu den Aufgaben zählten die Leitung von Programmen und Projekten sowie die fachliche Beratung.

Mit Verabschiedung eines Gesetzes Mitte 2018 wurde die Fusion politisch legitimiert. Nach vierjähriger Projektlaufzeit wurde – hauptsächlich mit internen Ressourcen – ein Full-Service-IT-Unternehmen geschaffen, welches alle IT-Belange von Kommunen wettbewerbsfähig übernimmt und sich als Treiber der Digitalisierung positioniert.

Herausragend für den kommunalen Sektor in Deutschland ist dabei die auf Kundenbedürfnisse ausgerichtete Prozessstruktur entlang führender IT-Standards.

Unsere Kundin ist ein IT-Systemhaus, welches für Stadtwerke und kommunale Energieversorger die IT-Infrastruktur bereitstellt und betreibt. Sie stellt hauptsächlich SAP-basierte Kernlösungen (ERP) für alle Marktrollen der Energiewirtschaft zur Verfügung, um insbesondere auch regulatorische und prozessuale Anforderungen zu übernehmen. Gegründet vor circa 5 Jahren als kommunales Spin-off versteht sich das Unternehmen heute als Treiber der Digitalisierung, der Smarten Kommune und des Umbruches der Energiewirtschaft.

Die Motivation für das Projekt basierte auf einer Kombination von externen und internen Entwicklungen. Extern betrifft der Technologiewechsel der SAP von R3 auf die neue S/4-Produktfamilie bis spätestens 2027 die komplette Energiewirtschaft, da die SAP in der Vergangenheit den ERP-Standard bereitgestellt hat („IS-U“). Die Kunden unserer Kundin erwarten die Umsetzung der IT-Transformation und die enge Begleitung in das neue Technologiezeitalter.

Aus interner Sicht muss das Unternehmen im fünften Jahr seines Bestehens den nächsten organisatorischen Schritt gehen, um aus einer Aufbau- und Wachstumsphase in die nächste Reife- und Professionalisierungsphase zu gelangen. Dazu war es notwendig, ein gemeinsames Leitbild und eine Vision zu entwickeln, ein professionelles IT-Service-Management umzusetzen und die Mitarbeiter im Rahmen der neuen Technologien einzubinden.

Somit musste für Mitarbeiter, Kunden und Gesellschafter eine Strategie entwickelt und umgesetzt werden, um im Zuge der Rahmenbedingungen aus Digitalisierung, Energiewende und Technologiechange weiterhin erfolgreich wachsen zu können.

Die Next Digital Group zeichnet eine umfassende Expertise für neue, digitale Geschäftsmodelle insb. auch in der Energiewirtschaft aus. Wir wissen aufgrund langjähriger Projekterfahrungen mit Energieversorgern, welche Bedürfnisse diese sowie deren Kunden haben und welche Herausforderungen aus der digitalen Transformation entstehen.

Zudem hat die Next Digital Group bereits mehrere kommunale IT-Dienstleister im Rahmen von Organisationsentwicklungen eng begleitet, ist sehr gut vernetzt und versteht die speziellen Anforderungen des Umfelds und der Organisationen.

Die Leitung von entsprechenden Großprojekten und Programmen gehört zudem zum festen Leistungsportfolio der Next Digital Group.

Die Next Digital Group hat in dem Strategieprozess mit seinen fünf Projekten die Programmleitung übernommen und steuert prozessual sowie inhaltlich in enger Kooperation mit den Gesellschaftern und der Geschäftsführung. Innerhalb der Prozesse werden u.a. der Kulturchange vorangetrieben, Prozesse und Standards professionalisiert, eine Kundenplattform als Teil eines Kommunikationskonzeptes umgesetzt, neue Unternehmensteile integriert, eine IT-Architektur-Roadmap entwickelt und der Service komplett neu aufgesetzt.

Unser Kunde ist mit über 50 Gemeinden und Städten und einer Einwohnerzahl von über 500.000 einer der größten Landkreise in Deutschland. Neben der öffentlichen Verwaltung umfasst der Kreis auch die Schulen, Krankenhäuser, Ent- und Versorgungsgesellschaften, einen Glasfaser-Zweckverband und verschiedene Eigenbetriebe.

Die Anforderungen der Bürger haben sich in den letzten Jahren drastisch verändert, was zu steigendem Innovationsdruck bei den Landkreisen geführt hat. Die steigende politische Regulatorik sowie der nach wie vor bestehende Fachkräftemangel stellt Kommunen vor große Herausforderungen, um Leistungsfähigkeit, Kosteneffizienz und Zukunftsfähigkeit zu erhalten.

Antrieb für den Landkreis war die Idee, sich durch eine gemeinsame IT und Technologisierung zunehmend zum „Smart County”, einer intelligenten Kommune, zu wandeln. Denn auf diese Weise kann den genannten Herausforderungen aus einer Position der Stärke begegnet werden, um nachhaltig agieren zu können.

Die Herausforderung des Projekts bestand darin, dass die verschiedenen Gesellschaften des Kreises unterschiedliche IT-Infrastrukturen besaßen. Das übergeordnete Ziel des Projekts war es daher, Synergieeffekte aufgrund der Bedarfsbündelung durch die Entwicklung einer gemeinsamer IT und Telefonie herzustellen.

Aufgrund ihrer Erfahrung und ihrer nachgewiesenen Expertise in Fusionen, wurde die Next Digital Group gebeten, die IT- und Technologie-Landschaft des Landkreises zu verzahnen. Neben ihrer Erfahrung brachten die Next Digital Group das Verständnis für zukunftsfähige Organisationen, kommunale Anforderungen und Digitalisierung in das Projekt ein.

Der Projektfokus reicht von der Analyse möglicher Synergiepotenziale, über die Entwicklung der Strategie für eine IT-Governance-Organisation bis hin zur Umsetzung dieser. Im Mittelpunkt stand dabei stets ein konsequent auf den Bürger ausgerichteter Dienstleistungsgedanke.

Durch das Grobkonzept wurden jährliche Synergiepotenziale von mehr als 1 Mio. € identifiziert. Es wurde eine IT-Governance-Organisation geschaffen, die die Bedürfnisse der Gesellschaften bündelt, um Skaleneffekte in der Steuerung und Beschaffung zu ermöglichen. Die Organisation wurde dabei nach ITIL-Prinzipien aufgestellt und betreibt nun ein gemeinsames Rechenzentrum.

Aktuell findet die Ausgründung der IT als Eigenbetrieb statt, um zukünftig als Shared Service Center u.a. auch für die Kommunen im Landkreis zu agieren.

Ein international tätiges Unternehmen aus dem Medizintechnik-Sektor wurde 2016 von einem Wettbewerber akquiriert. Durch die Integration dieser Gesellschaft wurde die neue Konzernmutter zu einem der Marktführer für das Marktsegment des Kerngeschäfts. Im Zuge der Unternehmensintegration wurde die Vertriebs- und Serviceorganisation in Deutschland in Richtung digitale Strategie und digitaler Vertrieb optimiert.

Die Herausforderung beim Direktvertrieb des medizinischen Equipments in digitalen Kanälen ist zum einen eine sehr lange Entscheidungsfindung der potenziellen Kunden (teilweise mehrere Jahre) und zum anderen eine enge Verzahnung zwischen Online und Offline, da für den Kauf eine Untersuchung eines (stationären) Fachansprechpartners notwendig ist. Es handelt sich darüber hinaus um einen sehr kompetitiven Markt, geprägt von aggressiven Vermarktungsstrategien.

Um diesen Problemen zu begegnen, wurde ein Multikanal-Vertriebsteam neu aufgebaut, welches für die integrierte Kampagnen- und Vertriebsplanung insb. in digitalen Kanälen verantwortlich war. Zusätzlich sollte als Grundstein für die neue Vertriebsorganisation eine durchgängige Digitalisierungsstrategie definiert werden.

Die Berater der Next Digital Group wurden für dieses Projekt aufgrund ihrer Expertise im Performance Marketing in Kombination mit dem strategischen Verständnis für Vertriebs- und Marketingorganisationen beauftragt. Es sind Erfahrung im Aufbau von Vertrieben als auch in der Steuerung des Kampagnen-managements und dem Aufbau von CRM-System mit Datenanalytik vorhanden.

Zu Beginn des Projektes wurde die kommissarische Leitung des Online-Teams übernommen. Somit war die Next Digital Group als direktes Teammitglied in die operativen Abläufe voll integriert. Die Strategie- und Organisationsentwicklung wurde durch Next Digital Group-Berater moderiert und gesteuert.

Im Ergebnis lag eine marktorientierte und integrierte Vertriebsorganisation vor, welche entlang der definierten Digitalisierungsstrategie agiert. Auf operativer Ebene wurden alle Interaktionskanäle auf Basis von Kundendaten wertorientiert gesteuert und ein zunehmender Automatisierungsgrad in der Vermarktung realisiert.

Zwei im öffentlichen Sektor tätige IT-Systemhäuser haben sich im Jahr 2018 aus einer Position der Stärke heraus entschlossen zu fusionieren. Beide Unternehmen betreiben Rechenzentren, betreuen Anwendungen auf über 40.000 Clients und bieten Service & Support. Zu den Kernkompetenzen zählt u.a. die Integration und das Management hochkomplexer, kundenindividueller IT-Lösungen. Der Zusammenschluss wurde zunächst in einer Übergangsorganisation strukturiert, welche in einer zweiten Projektphase transformiert wird.

Das digitale Zeitalter stellt hohe Anforderungen an IT-Dienstleister im kommunalen Sektor, beispielweise im Kontext Smart-City, Smart County oder Smart Energy. Die Transformation der Kundenbedürfnisse, auch getrieben durch digitale Innovationen, erfordert Know-how und Investitionen in Forschung und Entwicklung.

Ziel des Zusammenschlusses ist es, Synergiepotenziale im Leistungsportfolio zu heben und zum führenden kommunalen IT-Dienstleister in einem großen deutschen Bundesland aufzusteigen. Ein Fokus soll dabei auf Innovationen und dem Ausbau des smarten Leistungsportfolios in den Themenbereichen Verwaltung, Ver- und Entsorgung, Mobilität und Schule liegen. Zudem sollen interne Strukturen hin zu stringenten,  kundenorientierten End-to-End-Prozessen transformiert werden, um Effizienzen zu heben und Kunden durch exzellente Services zu begeistern.

Die Berater der Next Digital Group wurden um Begleitung des Vorhabens gebeten, da sie aufgrund ihrer Expertise in den Themenbereichen Fusion im IT-Sektor, Digitalisierung – insbesondere im Kontext rund um die Smarte Kommune – sowie Organisationsentwicklung und -transformation über eine herausragende Expertise verfügen.

Die Strukturierung erfolgte in zwei Abschnitten: Das Fusionsprogramm und das Strategie- und Organisationsprogramm, welche beide federführend durch die Next Digital Group gestaltet und gesteuert wurden.

Die rechtliche Fusion der beiden Partner erfolgte planmäßig zum 01.01.2020. Während des Prozesses war die Leistungsfähigkeit beider Unternehmen jederzeit sichergestellt und Kontinuität zum Kunden hin gegeben. Im Rahmen des Zusammenschlusses wurden zudem agile Organisationseinheiten implementiert.

Unsere Kundin, ein national tätiger IT- und Technologiedienstleister, ist aus der Fusion mehrerer Partner entstanden. Aufgrund der unterschiedlichen Strukturen der internen IT der einzelnen Unternehmen ist eine heterogene Konzern-IT gewachsen. Dies drückt sich zum einen in einer großen Anzahl von Tools und Software in Nutzung aus, zum anderen sorgen unterschiedliche, nicht dokumentierte Prozesse für eine Verstärkung der hohen Diversität.

Die Herausforderung der verantwortlichen Querschnittsfunktion lag insbesondere in der Inventur des Status Quo, welche bereits zweimal aufgrund der hohen Komplexität gescheitert war. Ziel war die Schaffung von Transparenz und die Identifikation von Einsparungspotenzialen. Gleichzeitig sollte die Verankerung von einheitlichen Prozessen die IT-Sicherheit gewährleisten und das zentrale Management der Konzern-IT ermöglichen.

Zur Erreichung der Ziele wurde ein zweiphasiges Projekt initiiert. Phase 1 fokussierte insbesondere auf die Schaffung von Transparenz in Form einer validen Toollandkarte sowie die Modellierung des Lifecycle-Prozesses. In der zweiten Projektphase wurden Analysen auf Basis der Toollandkarte, die Implementierung des Lifecycle-Prozesses und die Konzeption modularer Software-Bausteine durchgeführt.

Die Berater der Next Digital Group wurden für dieses Projekt aufgrund ihrer Expertise mit den Herausforderungen von post-fusionalen Phasen sowie der fundierten Erfahrung im IT- und Technologieumfeld beauftragt.

Nach der Zusammenführung von Datenbasen wurde eine Software-Whitelist definiert und ein Dashboard zum aktiven Management entwickelt. Die Lifecycle-Prozesse wurden gemäß der individuellen Rahmenbedingungen modelliert. Zentrale Schnittstellen zum IT-Sicherheits- und Lizenzmanagement sowie der Interessenvertretung sind integriert. Die Ausstattung von Arbeitsplätzen wurde durch ein modulares System vereinfacht und standardisiert.

Über die Analysemöglichkeiten der Toollandkarte konnten unmittelbare Kosten- und Sicherheitspotenziale identifiziert werden. Das Lifecycle-Management garantiert gleichzeitig die nachhaltige Standardisierung und Steuerung des Softwareportfolios und der IT-Sicherheit.

Unsere Kundin ist ein Energieversorgungsunternehmen, welches die vollständige energiewirtschaftliche Wertschöpfung von Erzeugung und Verteilung über Metering bis hin zum Vertrieb abbildet. Das Unternehmen beliefert Privatkunden und Unternehmen mit Strom sowie Erdgas, Wasser und Wärme. Zudem investiert der Konzern stark in den Ausbau erneuerbarer Energien sowie eine dezentrale und effiziente Energieversorgung.

Es wurde sich das Ziel gesetzt, eine Digitalisierungsstrategie für die gesamte Organisation zu entwickeln und diese umzusetzen.

Dazu wurde ein anderer Berater engagiert, welcher die Digitalisierungsstrategie als eine Sammlung kleinteiliger operativer Maßnahmen verstanden und erarbeitet hat, ohne dass ein übergreifendes Verständnis und integriertes Vorgehensmodell vorlag.

Zielsetzung des Projekts mit der Next Digital Group war daher die Schaffung für das Bewusstsein der Wichtigkeit der Digitalisierung innerhalb der Organisation („sog. Compelling Story“), angefangen bei den Führungskräften, die als Vorbilder vorangehen sollten. Zudem sollte eine Zentrierung auf die Kunden, deren Bedarfe und Verhalten sowie eine Technologieintegration hergestellt werden.

Als zukunftsorientierte Strategieberatung mit Fokus auf Digitalisierung, Energiewirtschaft und IT wurde die Next Digital Group beauftragt, ein Vorgehensmodell zur Digitalisierung des Konzerns zu entwickeln. Nachdem strukturierte Interviews mit Fach- und Führungskräften durchgeführt wurden, haben die Berater anschließend im Projekt den prozessualen Rahmen erarbeitet, gestaltet und gesteuert. Neben Kreativworkshops setzte man hier besonders auf agile Sprints zu verschiedenen Themen, die punktuell inhaltlich unterstützt wurden, um auch externes Marktwissen in den Erarbeitungsprozess zu integrieren. Der anschließende Umsetzungsprozess wurde von der Next Digital Group als Sparringspartner operativ begleitet.

Sowohl Führungskräfte als auch Mitarbeiter konnten thematisch abgeholt und aktiv in den Wandel eingebunden werden. Es konnten konkrete Leitlinien, Roadmaps, Rahmenbedingungen und erste Maßnahmen erarbeitet werden, die im Nachgang durch die beteiligten Mitarbeiter weiter betreut wurden.

Unsere Kundin ist ein im kommunalen Sektor tätiges IT-Systemhaus, welches zum Jahresbeginn 2020 aus dem Zusammenschluss von zwei Unternehmen entstanden ist. Nachdem die beiden Organisationen für die Fusion in einer temporären Übergangslösung zusammengeführt wurden, treibt das Unternehmen die strategische Neuausrichtung und Transformation der Organisationsstrukturen voran.

Nach Abschluss der rechtlichen Fusion war es eine zentrale Herausforderung, die beiden Organisationsstrukturen in eine harmonisierte Gesamtorganisation zu transformieren. Um die Gestaltung der Organisationsstruktur auf einer validen Datenbasis begründen zu können, war die Herstellung von Transparenz über Ressourcenverteilung und Kapazitäten als Grundlage gefordert.

Gleichzeitig sollte ein langfristiges und automatisiertes Analysewerkzeug für die Ressourcensteuerung als Teil der datenbasierten Unternehmenssteuerung etabliert werden.

Aufgrund der Verbindung von Expertise in der Konsolidierung, Analyse und Visualisierung von Daten und Referenzen im Bereich der Organisationstransformation, wurde die Next Digital Group für den Aufbau der datenbasierten Ressourcensteuerung angefragt. Da personenbezogene Mitarbeiterdaten verarbeitet wurden, war zudem höchste Verlässlichkeit gefordert.

Zur Konsolidierung der unterschiedlichen Datenquellen hat die Next Digital Group ein Datenmodell zur automatischen Anonymisierung und Analyse der Datenbasis geschaffen. Auf Basis dessen wurde ein Dashboard mit umfangreichen Möglichkeiten zur Analyse von zentralen Informationen der organisationellen Ressourcensteuerung und -planung entwickelt. Hierbei geben die zentralen KPIs jederzeit einen Überblick des Status-Quo für alle Führungskräfte.

Im Ergebnis konnten unter anderem 100% Transparenz für Kapazitäten, Führungsspannen und Fluktuation geschaffen werden. Durch den hohen Automatisierungsgrad wurde zudem der Aufwand für die Kapazitätsplanung signifikant reduziert.

OKR (Objectives and Key Results) ist eine agile Führungsmethode, die Unternehmen hilft ihre Ziele effizient und zielgerichtet umzusetzen. Jedes definierte Ziel (Objective) wird dabei mit 2-5 Kernergebnissen (Key Results) messbar gemacht. Der Erfolg der Methode kommt insbesondere daher, dass die Unternehmensziele über alle Ebenen des Unternehmens kaskadiert werden. Dadurch definiert jede Ebene bis zum einzelnen Mitarbeiter individuell mit welchen Zielen und Kernergebnissen ein Beitrag zum übergeordneten Unternehmensziel geleistet werden kann.​

Die heutige VUCA-Welt erschwert es Unternehmen neben den schnellen Veränderungen des Tagesgeschäfts auch die strategischen Ziele konsequent zu verfolgen, um das Unternehmen weiterzuentwickeln. Hinzu kommen veränderte Mitarbeiterbedürfnisse: Mitarbeiter wollen intrinsisch motiviert werden und einen sichtbaren Wert für das Unternehmen mit ihrer Arbeit leisten. ​

OKR ermöglicht es die Unternehmensziele so auf die Mitarbeiter herunter zu kaskadieren, dass jeder Mitarbeiter einen individuellen Beitrag zum Erreichen der Unternehmensziele leistet. Durch Transparenz und Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern wird Kommunikation, Teamgeist und das Setzen des richtigen Fokus gefördert. Kurze Umsetzungs- und Feedbackzyklen ermöglichen zudem eine agile Anpassung der Ziele an veränderte Rahmenbedingungen.​

Durch die Expertise und Erfahrung in der Schaffung agiler Organisationen, hat die Next Digital Group in verschiedenen Projekten identifiziert, dass die konsequente Umsetzung strategischer Ziele oft vernachlässigt wird. Durch Anpassung der OKR-Methodik auf die Besonderheiten der verschiedenen Kundenbedürfnisse, integriert die Next Digital Group die Führungsmethodik in die Unternehmenssteuerung der Kunden und fördert durch Schulungen das Verständnis bei allen Mitarbeitern. Automatisierte BI-Dashboards unterstützen zudem die Transparenz der OKR.

Der agile Ansatz der OKR zeigt nicht nur bei der Next Digital intern Erfolge, sondern auch bei unseren Kunden werden Ziele messbar und zielgerichtet umgesetzt. Aktuell wird die OKR-Methodik bei vier Kunden parallel und jeweils individuell eingesetzt. Die Einführung zeigt, dass Führungskräften und Mitarbeitern oft nicht klar ist wo der eigene Wertbeitragt liegt. Die Auseinandersetzung mit dem eigenen Wertbeitrag hilft dabei fokussiert und zielgerichtet zu arbeiten. Zudem wird durch das gemeinsame transparente Arbeiten auf das übergeordnete Unternehmensziel, Silodenken reduziert sowie Synergien genutzt. ​

Nach einigen Monaten erfolgreicher Umsetzung zeigt sich ein hoher Grad an Zielerreichung sowie agile und wertstiftende Anpassungen der Ziele unterjährig.